Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) – это удобный и быстрый обмен юридически значимыми документами по
защищенным каналам связи между различными организациями, а также внутри них, с применением электронной
подписи. Юридическая значимость электронных документов и возможность их использования без дублирования на
бумаге закреплены законодательно:
• Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (п.1 ст.6);
• Федеральный закон 149-ФЗ от 29.07.2012 «Об информации…» (п.4 ст.11);
• Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9) и др.).
Не тратьте бумагу, отправляйте электронно
Счета, накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или
прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их
электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него
полный комплект подписанных юридически значимых
документов. Для этого нужен только компьютер с выходом в
интернет. В системе есть каталог товаров и услуг, вы можете
загрузить туда свои наименования и выбирать их для документа.
Обсуждайте и редактируйте
документы с партнерами онлайн
Вы отправили договор клиенту, но у него
возникли вопросы по тексту — обсудить все
замечания можно в чате по документу. Здесь
же можно организовать видеоконференцию
или отправить видеосообщение.
Отредактируйте совместно текст договора в
онлайн-редакторе или в GoogleDocs — СБИС
сохранит все версии и историю изменений
документа, зафиксирует результаты всех
обсуждений и видеоконференций в ленте
событий.
Подписывайте внутренние
документы
Журнал учета инструктажа по технике
безопасности, заявление на отпуск, приказ
об изменении штатного расписания, оклада
сотрудника — сколько бумаг мы должны
оформлять в нашей повседневной работе.
Выдайте сотрудникам электронную подпись
для утверждения внутренних документов и
навсегда избавьтесь от беготни с
оформлением этих бумаг.
Создавайте маршруты согласования документов внутри компании
Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника
или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на
него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или
договором.
Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку
согласований через разных людей в зависимости от разных условий
(например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного
редактора так, как вам требуется.
Отправляйте документы комплектами
Чтобы вашим клиентам было удобнее
получать и обрабатывать документы, СБИС
отправляет их пакетами. Контрагент увидит все
связанные документы вместе и одним кликом
подпишет или отклонит, если у него есть
замечания.
В СБИС тарифицируются пакеты документов,
а не каждый документ, как в аналогичных
системах. В цену пакета включено
неограниченное количество документов по
одной сделке (исключение — счет-фактура).
Трехсторонний документооборот
СБИС позволяет собирать подписи под
документом не с двух сторон, а с трех и
более. Это используется, например, при
заключении договоров о специальных
условиях поставки между дилером,
клиентом и производителем.
Храните документы в электронном архиве
Хранить бумажные документы неудобно — они занимают
место, теряются, их сложно искать. Электронный архив
СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в
СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере.
Серверы СБИС находятся в тщательно защищенном
дата-центре.
Обезопасьте себя от налоговых рисков
СБИС проверяет формат каждого документа
на соответствие требованиям ФНС и
сверяет счета-фактуры. Вы всегда будете
уверены, что цифры в книге покупок/продаж
совпадают с данными контрагента. Это
поможет избежать доначисления НДС.
Взаимодействуйте с госорганами
Хранящиеся в СБИС электронные документы
можно представить в суд, казначейство или
любой другой госорган как в вид
файлов-оригиналов, так и в виде бумажных
копий со штампом. А в налоговую их удобно
отправить через интернет: получив
истребование, просто выберите нужные
документы из списка и нажмите «Отправить».
Далее система сама сделает опись, все
отправит и уведомит вас о приеме документов
инспектором.
Роуминг с любыми операторами клиента
Контрагент может работать не в СБИС, а с другим оператором. Для этого в СБИС настроено роуминговое соединение со всеми ведущими операторами России.
По официальным данным, более 1 000 000
компаний или более 45% сдают
отчетность в ФСС с помощью СБИС. Это
значит, что практически каждая вторая
компаний в России уже знакома с
системой и имеет все, чтобы принимать
ваши документы.
Ваши партнеры уже в СБИС
Вам даже не нужно отправлять
приглашения вашим контрагентам, как в
других системах, вы можете сразу
отправить реальные документы всем
контрагентами в дубль бумаге – это и будет
приглашение. А если контрагент
его утвердит – значит, он согласился
переходить на ЭДО. Такая технология
позволяет переходить на ЭДО
рекордными темпами – до 5-10%
клиентской базы в месяц.
Для любой учетной системы
Если в вашей компании есть учетная система, СБИС
состыкуется с ней быстро и безболезненно. Для 1С и
SAP разработаны готовые коннекторы, для остальных
программ – API и другие варианты интеграции.
Благодаря им ЭДО легко встраивается в существующие
бизнес-процессы организации.
Внедрение и техподдержка ЭДО
Специалисты Центра системного
сопровождения помогут во внедрении
системы* в вашей организации,
произведут необходимые настройки и
обучение сотрудников, а также окажут
техническое и консультационное
сопровождение в течение срока
действия договора.
Для стандартных систем (1С, SAP)
внедрение не требуется, так как
разработаны готовые модули. Для более
редких систем стоимость зависит от
их технических особенностей, а также
количества и сложности документов.
Мы будем рады представить расчет
услуг внедрения, показать полные
возможности ЭДО СБИС и обсудить
индивидуальные условия сотрудничества.
Тарификация
В СБИС тарифицируются пакеты документов, а не каждый документ, как в аналогич-
ных системах. В цену пакета включено неограниченное количество документов по
одной сделке: счет, накладная, договор и т.п. ( исключение — счет-фактура). Все вхо-
дящие документы – бесплатно. Поквартальная пакетная тарификация исходящих
документов. При отправке тарифицируется только утвержденный контрагентом
пакет, а не все отправленные.
Вы можете выбрать тарифный план в зависимости от количества исходящих пакетов